DigitalHubAssist · Documentación del sistema

Sistema de Reservas DHA

Agendamiento bidireccional en tiempo casi real: tu agenda de Zoho bloquea tu página pública, y las reservas de clientes vuelven a Zoho con todos los detalles. Todo sobre planes gratuitos.

🔗 digitalhubassist.ai/agendar 💚 Costo: $0 (free tiers) ⚙️ cron ~30s · bidireccional 🎥 Google Meet incluido

01 Arquitectura y flujos

🗓️

Zoho Calendar

tu agenda real

→sync.py
(iCal feed)←

🟦

Google Calendar

roberto.aguirre@…
el HUB

→Koalendar
lee/escribe←

🐨

Koalendar

página + Meet
+ emails

→ Dirección A · Zoho → Google → Koalendar: tus ocupados de Zoho se espejan a Google; Koalendar los lee y bloquea esos horarios en tu página. (sync.py, ~30s)

← Dirección B · Koalendar → Google → Zoho: cada reserva cae en Google; se empuja al calendario Zoho "Reservas" vía API con nombre, email y link de Meet. (push_bookings.py, ~30s)

02 Componentes

Frontend

🌐 /agendar

Ruta SvelteKit en el sitio DHA (Vercel) que embebe la página de Koalendar en un iframe, con marca DHA, idioma EN/ES por ruta.

Booking

🐨 Koalendar

Plan free. Página de reserva, disponibilidad, links de Google Meet automáticos, emails de confirmación. Escribe reservas en Google.

Hub

🟦 Google Calendar

roberto.aguirre@digitalhubassist.ai — el punto central. Koalendar lee (conflictos) y escribe (reservas) aquí.

Agenda real

🗓️ Zoho Calendar

Donde vives tu día a día. Crear/borrar reuniones aquí controla tu disponibilidad. Recibe las reservas en el calendario "Reservas".

Servidor · Hetzner

⚙️ zoho-gcal-sync

~/bin/zoho-gcal-sync/ — scripts Python en cron (~30s). El motor que conecta todo.

Costo

💚 $0 / mes

Koalendar free · Google Meet free · Zoho free · Google/Zoho API free · servidor propio. Sin cargos adicionales.

03 Scripts del motor ~/bin/zoho-gcal-sync/

Script	Qué hace	Dirección
`sync.py`	Lee el iCal privado de Zoho → espeja eventos "ocupado" en Google (tag `zohoSync`). Crea/actualiza/borra. Así Koalendar respeta tu agenda.	Zoho → Google
`push_bookings.py`	Lee reservas reales de Google → las crea en el calendario Zoho "Reservas" vía API, con nombre, email del invitado, links de cancelar/reprogramar y el link de Meet.	Google → Zoho
`block.py`	Bloqueo manual a pedido: `add` (día), `range` (rango), `open` (día salvo franjas), `remove` (reabrir). Tag `manualBlock`.	Manual
`bookings_ics.py`	(legacy — Opción B, reemplazado por push_bookings.py)	—
`ztoken.py`	Access token de Zoho con caché (~1h) para no golpear el rate-limit del OAuth.	Util
`run.sh`	Wrapper del cron: corre sync.py + push_bookings.py 2× por minuto (~cada 30s).	Cron

04 Funcionalidades

✔Bloqueo automático: tus reuniones de Zoho tapan esos horarios en la página (~30s).

✔Reservas en Zoho: lo que agendan aparece en tu calendario "Reservas" con todos los datos.

✔Google Meet: link único por reunión, en el email y en tu Zoho. Gratis, ilimitado.

✔Cancelar/reprogramar: el invitado lo hace desde su email → se libera el hueco y se limpia de Zoho, solo.

✔Bloqueo a pedido: "bloquea el 10", "abre solo 2–4pm el 15", "reabre noviembre" — lo ejecuto yo.

✔Config actual: Ago–Dic cerrado + 2 días/semana con 3 franjas (9:30, 3:30, 4:30).

✔Zona horaria USA (Eastern) e idioma EN/ES según la ruta.

✔Marca DHA completa en tu propio dominio.

05 Reglas de oro

Tus reuniones → gestiónalas en Zoho (calendario principal). Crear = bloquea; borrar = libera.

Las reservas de clientes → gestiónalas desde Koalendar / el email (Cancel / Reschedule). NO borres del calendario "Reservas" de Zoho (es un espejo; no cancela la cita real).

Bloquear/reabrir días o franjas → solo pídemelo y lo hago desde el servidor.

06 Referencia técnica

Elemento	Valor
Link público	`digitalhubassist.ai/agendar`
Booking page Koalendar	`koalendar.com/e/meet-with-dha`
Cuenta Google (hub)	`roberto.aguirre@digitalhubassist.ai`
Zoho — calendar UID principal	`60c74f6e…9335e62`
Zoho — calendario "Reservas" UID	`dbecef54…974f8a3`
Motor	`~/bin/zoho-gcal-sync/` (Hetzner) · cron cada minuto → 2 pasadas
Auth	Google OAuth (proyecto Cloud de robertojavieraguirreg@gmail.com) · Zoho Self Client (DC .com)
Logs	`~/bin/zoho-gcal-sync/sync.log`

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